Proč to vůbec děláme, když všechno funguje?
Před drahnou dobou, když jsem přišla do Projectmana, pracovalo s námi 14 kontraktorů a interní tým čítal 8 lidí, včetně tří jednatelů. Projectman ale samozřejmě roste a co bylo dobré tehdy už v dnešní situaci zoufale nestačí a práci leckdy spíše komplikuje. I přesto s námi některé excelové tabulky a ruční evidence žily, a to i deset let. Nad genialitou jejich navržení a životností můžeme žasnout, ale nic to nemění na tom, že už patří spíše do muzea. Chceme jít s dobou, nenásobit množství ručního zadávání do tabulek a několika dalších nástrojů, snížit chybovost a zrychlit procesy, je třeba přistoupit k práci jinak.
Ať to dělá stroj! ...ale který?
Jít cestou automatizace a standardizace některých procesů bylo bez debat. Největší potenciál a místo kde začít jsme jednoznačně viděli u každoměsíční fakturace. Je to činnost, která se dělá každý měsíc, v zásadě stále stejně, zabere poměrně dost času a na jejím správném a včasném provedení závisí veškerý tok peněz ve firmě i k vám, našim kontraktorům. Chvíli jsme přemýšleli o pořízení nějakého již existujícího systému, ale po bližším prozkoumání několika nástrojů, jsme od toho upustili. Naše požadavky byly příliš specifické a znamenalo by to nechat si dost pro nás důležitých funkcí nechat dodělat na míru.
Nakonec jsme využili know-how komunity - úkolu se ujal Michal Roudný, který dříve reprezentoval Projectmana u klienta a měl s tématem předchozí zkušenost. Michal udělal důkladnou analýzu a vymyslel pro nás řešení na míru. Doporučil postavit automatizaci na no-code platformě Make (dříve Integromat) v kombinaci s Airtable. Skvělé, jdeme do toho!
Stvořili jsme BOBa
Celý systém má pomoct v první řadě v Back Office s rutinními úkoly. Nazvali jsme ho tedy Back Office Bot, zkráceně mu říkáme BOB.
BOB aktuálně umí:
- připravit přehled zakázek, které očekávají fakturaci na aktuální měsíc
- roztřídit poštu na tu, kterou se máme zabývat a zbytek, který zpracuje sám
- přečíst vaše faktury a TS, pokud jsou v požadovaných formátech
- zkontrolovat správnost vašich podkladů, poslat potvrzující e-mail nebo si vyžádat opravu a všechno zaevidovat.
Už těchto pár zdánlivých drobností ušetří spoustu lidské práce a zdaleka tím nekončíme.
BOBa postupně učíme nové věci. Aktuálně propojujeme Make s naším účetním systémem a máme další plány. Možnosti jsou široké a hodláme BOBa využít na další procesy.
Během tvoření BOBa jsme se kromě jiného naučili, že výjimky budeme muset omezit, jinak se ručního zpracovávání nezbavíme.
Co to znamená pro vás, naše kontraktory?
Aby BOB doopravdy pomáhal a zpracoval všechno hladce, potřebujeme od vás dodržování pár pravidel při zasílání podkladů pro fakturace. Je nám jasné, že každý z vás jste v trochu jiné situaci. Klienti mají různé požadavky a celkově řešíme spoustu individuálních nastavení, proto budeme konkrétní instrukce posílat v několika vlnách podle toho, jak to máte zrovna vy. Část z vás už tyto informace obdržela a část ji teprve obdrží. Na nikoho z vás nezapomeneme.
Pár obecných pravidel, které budeme vyžadovat po téměř všech:
- použij jeden z našich vzorů TS, pokud je to jenom trochu možné
- nech si TS elektronicky podepsat od nadřízeného
- fakturu vystavuj ve fakturační aplikaci, která podporuje ISDOC
- fakturu a TS pošli dohromady v jednom e-mailu, oboje ve formátu PDF
- to všechno udělej do 5. dne v měsíci
Celý detail jak nově na fakturaci naleznete po přihlášení na našem webu ZDE.
Každý krok, kterým se přiblížíte tomuto ideálu nám pomůže.
Jakmile s vámi BOB začne komunikovat a zpracovávat vaše maily, budeme rádi za jakoukoliv zpětnou vazbu, připomínky, stížnosti i pochvaly můžete zasílat na support@projectman.cz, budeme je brát vážně a budeme je řešit. Věřím ale, že si na BOBa brzy zvyknete a možná si ho oblíbíte stejně jako my.
Vráťa
