Jelikož Stakeholder Mangement, nebo také zapojení zainteresovaných stran, je velmi důležitá a podceňovaná oblast řízení projektů, rozhodli jsme se pro vás připravit druhý díl tohoto tématu. Tentokrát se podíváme ve větším detailu na jednotlivé kroky procesu, a také uvedeme příkladové template, které lze použít pro efektivní řízení a zapojení zainteresovaných stran.
Na začátku identifikujeme zainteresované strany zapojené nebo ovlivněné projektem a provedeme jejich seskupení dle podobnosti tak, aby klíčová komunikace byla efektivní.
Po identifikaci se zaměříme na získání znalostí o vlivu, zájmech a postojích zainteresovaných stran k projektu. Dále analyzujeme informace o jejich důležitosti a síle, například zda určitá skupina bude k projektu negativní, a tudíž bude potřebovat patřičnou péči.
Stakeholder Analysis Matrix template
V tomto kroku definujeme, jak zainteresované strany co nejefektivněji zapojit do projektu včetně zodpovědných osob a klíčových informací které budou komunikovány. Pro každou zainteresovanou stranu je třeba definovat:
Plán zapojení zainteresovaných stran dále rozpracovává strategii zejména metody a časování komunikace. Dále je potřeba vzít v úvahu osoby, které se komunikace zúčastní, zejména jejich důvěru a respekt. Pokud například organizujete projektový Kick-off meeting na představení projektu, je vhodné, aby se ho také zúčastnili členové Steering Committee projektu případně co nejvyšší vedení projektem dotčených oblastí společnosti, aby sdělované informace měli patřičnou váhu.
Stakeholder Management Plan template
Při samotném zapojení zainteresovaných stran realizujeme naplánované aktivity, které jsme připravili na základě identifikace, analýzy a plánování zapojení zainteresovaných stran. Je dobré vědět, že určitá míra zapojení některých zainteresovaných stran probíhá již v prvních dvou fázích při identifikaci, vytvoření a analýze profilu zainteresovaných stran.
Stakeholder Communications Plan template
V tomto posledním kroku by se mělo zkontrolovat, zda zapojení zainteresovaných stran je efektivní a měla by být provedena revize všech klíčových zainteresovaných stran, jejich potřeby informací a zda jsou použity nejvhodnější komunikační kanály.
Ať už řídíte velký program nebo menší projekt, komunikace a zapojení zainteresovaných stran do projektu je velmi důležitá a podceňovaná oblast, která vám dokáže hodně ulehčit každodenní řízení projektu. Ze zkušenosti doporučuji tomuto tématu věnovat pozornost a čas tak, aby váš projekt dopadl vždy úspěšně.
Sedlmajer Michal
