Ať už se jedná o rozsáhlý program nebo jednoduchý projekt, komunikace a zapojení stakeholderů je velmi důležitá a často se podceňuje. Možná jste se už někdy při řízení projektů setkali se situací, kdy na projektu není až tak důležité technické řešení nebo popsání business procesů, ale díky komplikovanému prostředí anebo vztahům je nejdůležitější komunikace s těmi správnými lidmi. Proto se pojďme podívat na Stakeholder Management blíže.
Co to vlastně Stakeholder Management je? PRINCE2 uvádí, že Stakeholder Management nebo také zapojení zainteresovaných stran je proces, kterým identifikujeme a komunikujeme s těmi lidmi nebo skupinami, které mají zájem na projektových výstupech nebo je ovlivňují. Nesmíme přitom zapomínat na externí subjekty, které mohou mít velký vliv na projekt. Efektivní komunikace s klíčovými zainteresovanými stranami jak interními, tak externími je nezbytná, pokud chceme projekt úspěšně dokončit.
MSP (Managing Successful Programmes) definuje 6 kroků pro efektivní zapojení zainteresovaných stran:
Pojďme se podívat na dva příklady z praxe, které nám dokreslí celkový obraz této problematiky. První příklad byl projekt digitalizace rozsáhlých obchodních procesů spojená s pilotní implementací integrační platformy pro řízení těchto procesů. Externí dodavatel si díky integrační platformě neukousl takový díl vývoje a implementace jaký očekával a neměl z toho radost. Dále nastaly chyby v komunikaci mezi IT a Businessem, respektive komunikace nebyla dostatečná vzhledem k napjatým vztahům s dodavatelem a zvolené architektuře. Projekt se dostal do mrtvého bodu, kdy zainteresované strany nebyly schopny spolu efektivně komunikovat a museli se udělat personální změny. Byl jmenován nový technický lead projektu a stávající byl posunut do konzultační role kvůli přenosu know-how. Po změně se podařilo restartovat komunikaci a projekt dopadl úspěšně, protože změna byla provedena včas a všechny ostatní aspekty projektu byly v pořádku, pouze se podcenil Stakeholder Management.
Další příklad, tentokrát úspěšného Stakeholder Managementu, byl organizační program v mezinárodní společnosti. Od počátku byla komunikace vedena na všech úrovních, nejen v rámci programu, ale i mimo něj tak, aby všechny potenciálně zainteresované strany měli informace, co se aktuálně děje. Dokonce byl zasílán pravidelný newsletter o aktuálním stavu a vývoji programu. A byla to právě efektivní komunikace se všemi zainteresovanými stranami, která pomohla hladkému průběhu a úspěšné realizaci programu.
Jednoduše řečeno nedostatečná komunikace na projektu může mít negativní vliv na průběh projektu a přivést vás to do zbytečných problémů. Na druhou stranu efektivní zapojení zainteresovaných stran vám usnadní každodenní řízení projektu. Proto nikdy nepodceňujte Stakeholder Management, jelikož je to jedna z nejdůležitějších oblastí vedení projektů.
Sedlmajer Michal
