Projektový rytmus

Když řídíte projekt agilně, projektový pulz („heartbeat“) znáte a je tak trochu samozřejmost. Jde o rytmus, který vám pomáhá pracovat a projekt řídit. Krátké sprinty si pravidelnost klíčových schůzek, reportů a událostí vynucují. Vodopádově řízené projekty často tento „vynucený takt“ nemají a podle mé zkušenosti nedostatkem pravidelné komunikace trpí. Klasické, rigidní projektové plány podpořené komplexní korporátní metodikou často projekťáka svádějí k omezení komunikace na jednoslajdové reporty pro management. A nepopulární, nepravidelně svolávané a často protrpěné schůzky steering committee.

Projekty o tep přichází v pozdějších fázích životního cyklu. Na začátku je vše tak nějak živé. Oči jsou přišpendlené na denní status, motivovaný tým zakleknutý na značkách, vše je nové a schůzky baví. Nadšení opadá s tím, jak se tým zajede a projektová práce začne být více o běhu na dlouhou trať. Tým se většinou rozšíří a jeho členové se specializují na konkrétní oblast. Problémy zintenzivní a většinou dopadnou jen na část týmu - urgentní problémy řeší jen několik málo specialistů na danou oblast.

Máme projektový plán. Aktivity jsou naplánované, zdroje zaalokované, všichni vědí co mají dělat, problémy jsou řešeny. Proto by se zdálo, že není potřeba trávit čas povídáním a stačí udržovat pravidelný reporting dovnitř i vně týmu. A tím si můžeme zadělat na velké problémy, které navíc vyeskalují těsně před dodávkou.

Projekt je živoucí organismus. Když se stane hodně komplexním a dlouhým, pomůže ho rozdělit na sérii menších dodávek. Občas to ale nejde. A přesně tehdy dobrý projekťák nepoleví a nadále udržuje rytmus, tep.

Jestli chcete dodávat skvělé projekty i ve waterfallu, moje doporučení je:

• Lidstvo od nepaměti pracuje v týdenním cyklu. Začněte také. Krátké schůzky jednou za týden jsou efektivnější než vyčerpávající status jednou za měsíc.

• Milujeme zvyky a pravidelnost. Klíčové schůzky držte ve stejný den, stejný čas a ve stejné místnosti. Nerušit, nepřesouvat, nezkracovat.

• Váš seniorní management je efektivní, když se potkává pravidelně. Schůzky svého steering committee svolávejte pravidelně (většina organizací to podle PMI už dělá). Pokud pracujete s delším plánem, vložte do něj alespoň jednou za měsíc formální kontrolní body.

Když jsem s projekty začínal, potkal jsem několik skvělých projekťáků. Zpětně jsem si uvědomil, že část toho co dělali skvěle, byla právě práce s projektovým rytmem. Jsem přesvědčený o tom, že umění udržet projekt jako živoucí, tepající organismus, je to co odděluje projektového manažera od projektového administrátora. Živý projekt dodává hodnotu pro tým i zákazníka, mrtvý může leda zaměstnávat. Držte své projekty při životě.

• [1] Citace: http://www.agile-process.org/heartbeat.html