Organizační struktura

Praxe mě naučila uzpůsobovat metody prostředí, ve kterém projekt řídím. Jakýkoli nástroj, který používáme, musí odpovídat prostředí, schopnostem a záměru toho kdo ho má v ruce.

Organizační struktura je nástroj. Umožňuje nám využít potenciál projektového týmu s maximální efektivitou. Nejhorší, co můžeme udělat, je že tento nástroj použijeme špatně.

Pokaždé, když budete řešit maticové struktury, týmové role, agilní týmy, reporting a pyramidu řízení, vzpomeňte si na gorilu se štětcem. Jenom namísto gorily stojíte vy, projektáci, management, klient a velmi pravděpodobně pár konzultantů v tmavých oblecích. Váš štětec má patrně podobu excelu s nominacemi do projektového týmu.

Tailoring podle PRINCE2 a PMI pro nás projektáky často je hlavně o tom, které tabulky nemusíme vyplňovat. Organizační struktura projektu není formalismus, ale nejsilnější zbraň, kterou máte.

Organizační prostředí

Je organizace klienta vysoce formální a orientovaná na proces nebo jde o méně formální prostředí orientovaném na výsledek?

Ve svých komplexnějších projektech pro korporátní klienty jsem vždy preferoval formálně podchycenou projektovou organizaci s jasně definovanými zodpovědnostmi. Trvám na tom, že jeden člověk zastává jednu roli, způsob reportingu a očekávání od jednotlivých úrovní řízení je pro mě jasně daný. Osvědčilo se mi nastavit projektovou strukturu tak, aby kopírovala organizační nastavení klienta, lépe se pak domluvíme.

Jde to i jinak. Nestavte pyramidy na nestabilním podloží. Pokud pracujete pro flexibilní a rychle rostoucí organizaci nebo budujete nově vznikající kompetenci, zafunguje lépe flat. Na jednom vývojovém projektu jsme vybudovali poměrně punkový projektový tým uprostřed procesně orientované a vysoce strukturované klientské organizace. Mohli jsme si to dovolit, stavěli jsme novou kompetenci, potřebovali jsme se po cestě hodně učit a věděli jsme, že flatová struktura nám v tom pomůže lépe.

Skladba týmu

Kdo jsou členové mého týmu? Důležitou roli hrají zkušenosti i věk.

Mileniálové a generace Z chtějí maximum volnosti a prostor pro kreativitu. Pokud oboje dostanou, budou efektivní. Více zkušení kolegové naopak spíše očekávají přesný systém řízení a zodpovědností. Jasně nastavená organizační pravidla a role jsou solidním základem jejich pracovního výkonu.

Projektový tým málokdy budujete od nuly a na jeho výběr nemusíte vždy mít stoprocentní vliv. Poznejte svůj tým a vyberte ten způsob organizace, který mu pomůže být efektivní.

Projekťák

Poznejte sebe. Každý projekťák má svůj styl. Někteří jsou silní v detailním plánování. Jiní, podobně jako já, preferují spíše softovou stránku věci. Všichni ale dodáváme skvělé projekty. Projekt řídíte, nastavte si proto podmínky tak, aby vám sedly.

Organizační nastavení vašeho projektu je především vaše zodpovědnost. Nenechte metodiku, kolegy, často ale ani tým a klienta vnutit vám metodu a přístup, se kterým nejste plně ztotožnění. Patrně ho totiž nebudete umět dobře ovládat.

Sám věřím spíše v neformální přístup. Zodpovědnosti vždy maximálně deleguji do týmu. Mám ale stejně rád pyramidy a nechci sdílené zodpovědnosti. Můj tým bude většinou mít formální rozdělení rolí a očekávání od nich, ale i v tomto rámci se budu snažit lidem na týmu maximálně uvolnit ruce a dát jim prostor pro kreativitu a improvizaci.

Přesný setup měním podle projektu a klienta. Přizpůsobuji strukturu i procesy týmu organizaci, ve které pracujeme. Nebudu nikdy dobrý v neformálním managementu řízeným chaosem, jakkoli respektuji, že festival ve Woodstocku byl skvělý projekt, ale ani v rigidní procesně precizní hierarchii. Ani jedno není můj šálek čaje. Jak to máte vy?